Pengenalan
Database
1.1
Pengertian
Database
Database
mempunyai beberapa pengertian yang digunakan sebagai dasar untuk memahami cara
penggunaan dan dasar pembuatan dari sistem tersebut antara lain.
a.
Database
merupakan suatu kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara
sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk
memperoleh informasi dari data yang disimpan tersebut.
b.
Database
merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat
ditunjukan dengan adanya field/kolom
kunci dari tiap file/tabel yang ada.
Dalam satu file atau tabel terdapat rekaman-rekaman
yang sejenis, sama besar, sama bentuk, dan merupakan satu kumpulan entity/entitas yang seragam.
c.
Database adalah kumpulan suatu data yang disimpan secara bersama
- sama pada suatu media, tanpa adanya suatu bentuk data yang sama antara satu dengan yang
lain, sehingga mudah untuk
digunakan kembali, dan dapat digunakan oleh suatu program aplikasi secara
optimal. Data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan
menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan,
pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.
1.2
Teknologi
Database
Dalam
perkembangannya analisa dan desain sistem informasi teknologi database dibagi menjadi dua aspek pokok
penting yaitu Data Flow Diagram (DFD)
dan Entity Relationship Diagram
(ERD).
1.2.1 Data
Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD)
adalah representasi grafik dari flow
data di suatu system informasi. Tujuan dari dibuatnya Data Flow Diagram (DFD) adalah untuk memudahkan penggambaran dari
suatu system yang ada secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengair atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan.
Keuntungan
dari Data Flow Diagram (DFD) adalah.
a.
Dapat menggambarkan system secara
terstruktur dengan memecah-mecah proses menjadi level yang lebih rendah (decomposition).
b.
Dapat menunjukkan arah data pada
system.
c.
Dapat menggambarkan system
parallel.
d.
Dapat menunjukkan simpanan data.
e.
Dapat menunjukkan kesatuan luar.
Kekurangan dari Data Flow Diagram (DFD) adalah.
a.
Tidak menunjukkan proses perulangan
(loop).
b.
Tidak menunjukkan proses keputusan
(decision).
c.
Tidak menunjukkan proses
perhitungan.
Bentuk-bentuk dari Data Flow Diagram (DFD) adalah sebagai
berikut.
a.
Physical
DFD
Physical DFD
adalah DFD yang menekankan bagaimana proses dari suatu system diterapkan.
Bentuk DFD ini digunakan untuk menggambarkan suatu system yang ada. Keuntungan
dari bentuk DFD ini adalah proses suatu system yang ada akan lebih dapat
digambarkan dengan jelas dan dapat dikomunikasikan dengan lebih mudah kepada
pemakai system atau user sehingga
akan mempermudah programmer di dalam
menganalisis system maupun memperoleh gambaran yang jelas.
b.
Logical
DFD
Logical
DFD adalah DFD yang menekankan proses-proses apa saja yang dibutuhkan suatu
system. Bentuk ini digunakan untuk menggambarkan suatu system baru yang
dikembangkan secara logika dengan penerapan secara fisik. Keuntungan dari
bentuk ini adalah penghematan waktu didalam penggambaran diagramnya, karena
system yang akan diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai system atau user. Biasanya pendesain system juga
akan mengusulkan beberapa alternative system baru.
2.1.2 Entity
Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD)
adalah diagram yang dipakai untuk mendokumentasikan data-data yang ada dengan
cara mengidentifikasi tiap jenis entitas (entity)
beserta hubungannya (relationship).
Etode ini digunakan untuk menjelaskan suatu skema database. Terdapat dua macam ERD, yaitu conceptual ERD dan physical ERD.
Beberapa elemen yang ada di dalam Entity
Relationship Diagram (ERD) adalah sebagai berikut.
a.
Entity
/ Entitas
Entitas
merupakan objek yang dapat bersifat fisik atau bersifat konsep dan dapat
dibedakan satu dengan yang lainnya berdasarkan attribute yang dimilikinya. Suatu entitas disebut juga dengan file.
b.
Relationship
Relationship
adalah hubungan antara dua entitas atau lebih. Tiga jenis relationship yaitu Obligatory,
Non-obligatory, dan Dependency
·
Obligatory,
obligatory dapat disebut juga mandatory. Obligatory adalah
keadaan dimana semua anggota dari semua entitas harus berpartisipasi atau
memiliki hubungan dengan etitas yang lain.
·
Non-obligatory,
non-obligatory adalah keadaan dimana tidak semua
anggota dari suatu entitas harus berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan
entitas yang lain.
·
Dependency,
dependency adalah suatu keadaan diman
syatu entitas didefinisikan secara sebagian (partial) oleh entitas lainnya. Agar terjadi hubungan ini, setiap
entitas harus memiliki suatu identifier.
c.
Attribute
Attribute
adalah informasi singkat atau karakteristik yang terdapat didalam sebuah
entitas.
d.
Cardinality
Cardinality
digunakan untuk menandai sebuah entitas yang muncul dalam relasi dengan entitas
lainnya.
1.3
Software Database
Beberapa
macam software database yang
digunakan sebagai penunjang menejemen informasi dan menejemen data adalah
sebagai berikut.
1.3.1
MySQL
MySQL
merupakan salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data (database
management system) atau DBMS yang menggunakan perintah standar SQL (Structured
Query Language). Dimana MySQL mampu untuk melakukan banyak eksekusi
perintah query dalam satu permintaan (multithread), baik itu
menerima dan mengirimkan data. MySQL juga multi-user dalam arti dapat
dipergunakan oleh banyak pengguna dalam waktu bersamaan. Dengan sekitar enam
juta instalasi di seluruh dunia. MySQL tersedia dalam perangkat lunak gratis
dibawah lisensi GNU General Public
Lisence (GPL) dan juga menjual dalam lisensi komersial untuk keperluan jika
penggunanya tidak cocok menggunakan lisensi General
Public Lisence.
Penggunaan MySQL yang merupakan sebuah database server sekaligus dapat sebagai client,
dan dapat berjalan di multi-OS (operating system) memiliki keunggulan lainnya seperti
OpenSource sehingga penggunanya tidak perlu membayar lisensi kepada pembuatnya.
Dapat mendukung database dengan kapasitas yang sangat besar. Merupakan database
management system (DBMS) yang mudah digunakan. Didukung oleh driver ODBC,
sehingga database MySQL dapat diakses oleh aplikasi apa saja. Bahasa
pemrograman yang dapat digunakan untuk mengakses MySQL diantaranya adalah
dengan C, C++, Java, Perl, PHP, Phyton, dan APIs.
1.3.2
MyVbQL
MyVbQL adalah application programming interface
(API) pada Visual Basic yang dibuat oleh icarz.Inc. MyVbQL merupakan alternatif
dari penggunaan driver MS ADO MyODBC yang digunakan oleh pengguna Visual Basic
untuk mengakses basis data MySQL. Pembuatan MyVbQL bertujuan untuk mengurangi
ukuran setup perangkat lunak.
1.3.3 PhPMyAdmin
PhpMyAdmin adalah suatu alat bantu open source
yang ditulis dalam PHP yang digunakan untuk menangani administrasi basis data
Mysql yang diakses melalui web browser (internet explorer, fireFox, opera, dan
lain-lain). Fasilitas yang tersedia pada PhpMyAdmin saat ini adalah dapat
membuat dan menghapus database, membuat, menghapus dan menambah tabel,
menghapus, mengedit dan menambah field,
melakukan berbagai macam perintah SQL, mengatur kunci pada field, mengatur akses (privileges), mengekspor data ke
berbagai format.
1.3.3
XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak gratis, yang mendukung
banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program untuk
menjankan fungsinya sebagai server yang berdiri sendiri, yang terdiri atas
program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penterjemah bahasa yang ditulis
dengan bahasa pemrogramaan PHP dan Perl. XAMPP adalah nama yang merupakan singkatan
dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini
tersedia dalam GNU General Public License dan bebas. XAMPP merupakan
web server yang mudah digunakan yang dapat mampu melayani halaman dinamis. Saat
ini, XAMPP tersedia untuk sistem operasi Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris
dan Mac OS X.
2.
Database Bagi Pelaku Dunia Bisnis
Bagi pelaku bisnis pada saat ini bahkan menjelang
pasar bebas yang akan segera bergulir, persaingan antar industri akan semakin
ketat. Untuk dapat bersaing dan bertahan hidup, para
pelaku bisnis perlu menetapkan harga jual yang tepat. Dalam rangka meningkatkan
penjualan, pelaku bisnis tidak boleh menjual produkjadi dibawah harga pokok
produksi, yang dapat mengakibatkan kerugian. Sebaliknya pelaku bisnis juga
tidak bisa menetapkan harga jual yang terlalu tinggi, sehingga dapat memberi
peluang kepada pesaing untuk menguasai pasar. Pelaku bisnis yang memiliki informasi
biaya yang akurat, dapat menetapkan harga jual yang dapat bersaing dan tetap
memperoleh keuntungan. Selain itu, informasi biaya dibutuhkan oleh manajemen
untuk memutuskan bauran produk dan mengevaluasi kinerja. Informasi biaya juga
digunakan untuk membuat laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pihak eksternal.
Sistem akuntansi biaya tradisional dirancang untuk membuat laporan keuangan dan
manajemen produk, tetapi tidak dapat menyediakan informasi yang memadai untuk
menangani produksi di lingkungan pabrik modern. Saat ini, banyak perusahaan
industri beralih ke sistem Activity Base
Costing (ABC), karena sistem ABC memberikan beberapa keuntungan antara
lain.
a.
Informasi biaya lebih
akurat, sehingga dapat dibuat keputusan
mengenai bauran produk
dan harga jual
yang lebih tepat.
b.
Informasi biaya lebih detil,
sehingga dapat meningkatkan kemampuan manajemen untuk mengontrol dan
mengendalikan total biaya.
c.
Informasi biaya dapat
digunakan untuk merancang produk baru yang lebih murah dengan tetap
mempertahankan mutu.
Namun sistem ABC lebih kompleks jika
dibandingkan dengan sistem akuntansi biaya tradisional. Pada sistem ABC lebih
banyak metode yang digunakan untuk mengalokasikan overhead pabrik dan
mencatat semua aktivitas produksi yang menimbulkan biaya maupun yang tidak
menimbulkan biaya secara lebih detil sehingga pembuatan perangkat database bagi dunia bisnis saat ini
sangatlah diperlukan.
3.
Studi Kasus
Pada studi kasus ini akan dibahas
tentang aktivasi subsistem produksi suatu perusahaan. Umumnya subsistem
produksi terbagi atas empat aktivitas berikut: product design, planning and
scheduling, production operations, dan cost accounting. Aktivitas
dan aliran informasi antara aktivitas atau dengan sub sistem lain dapat dilihat
pada Gambar 1. Informasi yang mengalir pada sub sistem produksi digunakan untuk
menghasilkan keputusan, antara lain: berapa banyak dan kapan suatu produk harus
diproduksi, metode apa yang harus digunakan, bagaimana cara mengalokasikan
biaya, dan apakah investasi harus dilakukan.
3.1 Product Design
Aktivitas pertama subsistem produksi adalah product
design (lingkaran 1.0 pada Gambar 1). Tujuan dari aktivitas ini adalah
untuk merancang produk yang dapatmemenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal:
kualitas, kehandalan, dan kegunaan dengan biaya produksi seminimal
mungkin.Dalam aktivitas ini diciptakan 2 dokumen, yaitu: Bill Of Materials
(BOM) dan Operation List (OL). Dalam BOM dicantumkan kode, nama, dan
jumlah bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan satu produk, dokumen BOM
dapat dilihat pada Gambar 2. Sedangkan OL berperan juga sebagai routing
sheet. OL mencantumkan langkah-langkah yang harus dikerjakan, mesin yang
dibutuhkan, dan waktu yang diperlukan pada setiap langkah. Dokumen OL dapat
dilihat pada Gambar 3.
Gambar
1. Level 0 Data Flow Diagram
subsistem Produksi.
Gambar
2. Contoh Dokumen Bill Of Material
3.2 Planning and Scheduling
Aktivitas kedua subsistem produksi adalah planning and
scheduling (lingkaran 2.0 pada Gambar 1). Tujuan dari aktivitas ini adalah
untuk merencanakan produksi seefisien mungkin dan dapat memenuhi pesanan
pelanggan serta dapat mengantisipasi kebutuhan pelanggan jangka pendek tanpa
menimbulkan kelebihan persedian barang jadi. Untuk keperluan tersebut perlu
dibuat Master Production Schedule (MPS).
Gambar 3. Contoh Dokumen Operation List
MPS
menunjukkan berapa banyak produk yang harus diproduksi. MPS dibuat berdasarkan
informasi pesanan pelanggan, ramalan penjualan, dan jumlah persediaan barang
jadi. MPS harus bisa mengikuti perubahan kondisi pasar, untuk itu diperlukan
sistem informasi produksi yang dapat menyajikan informasi yang tepat dan
akurat, sehingga proses produksi dapat berjalan lancar. Berdasarkan BOM dan MPS
dapat ditentukan kapan bahan baku harus dibeli. Usulan pembelian bahan baku
ditulis padapurchase requisition dan diserahkan ke bagian pembelian.
Dokumen lain yang dihasilkan pada aktivitas planning and scheduling
adalahproduction order dan material requisition. Dokumen production
order digunakan untuk mengotorisasi pembuatan sejumlah produk. Dokumen ini
mendaftarkan operasi-operasi yang harus dilakukan, jumlah yang harus diproduksi,
dan lokasi produk jadi harus diserahkan. Dokumen production order dapat
dilihat pada Gambar 4. Sedangkan dokumen material equisition digunakan
untuk mengotorisasi pemindahan sejumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang
ke lokasi pabrik, dapat dilihat pada Gambar 5. Dokumen ini berisi nomor production
order, tanggal dokumen diterbitkan, nama dan jumlah bahan baku yang
diperlukan.
Gambar 4. Contoh Dokumen Production Order
Gambar 5. Contoh Dokumen Material Requisition
3.3 Production Operations
Aktivitas ketiga
subsistem produksi adalah proses produk yang sesungguhnya (lingkaran 3.0 pada
Gambar 1). Pemindahan bahan baku atau produk jadi dalam proses produksi
didokumentasi pada move ticket, yang dapat dilihat pada Gambar 6.
Dokumen tersebut mencatat bahan baku yang ditransfer, lokasi tujuan, dan
tanggal pemindahan. Sedangkan tenaga kerja yang berhubungan langsung dengan
proses produksi dicatat dalam job time ticket, dapat dilihat pada Gambar
7.
Gambar 6. Contoh Move
Ticket
Gambar 7. Contoh Job
Time Ticket
3.4 Cost Accounting
Aktivitas
terakhir subsistem produksi adalah cost accounting (lingkaran 4.0 pada
Gambar 1). Dua tujuan utama sistem akuntansi biaya adalah menyediakan (1)
informasi untuk perencanaan, pengawasan, pengevaluasian terhadap aktivitas
produksi, dan (2) data biaya produksi yang akurat yang dapat digunakan dalam
menetapkan harga dan bauran produk. Sebagai tambahan, sistem akuntansi biaya
menyediakan informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan dan harga
pokok penjualan yang ditunjukkan dalam laporan keuangan.
4.
Pemodelan
Database dari Studi Kasus
Permasalahan
utama dalam pemodelan ini adalah bagaimana merancang database, agar
dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat. Untuk itu, dalam makalah
ini dibahas pemodelan database dengan pendekatan semantic object
model. Model data ini lebih mudah digunakan dan menghasilkan transformasi
yang lebih normal, jika dibandingkan dengan entity relationship model
yang umum digunakan.
Gambar 8. Rancangan Semantic Object Model Sub Sistem
Produksi
Gambar 8. Lanjutan
Rancangan Semantic Object Model Sub
Sistem Produksi
Dokumen
yang digunakan dalam sub sistem produksi dianalisa object class-nya.Item
yang se-object class dalam satu dokumen diberi nomor yang sama. Satu
item dapat diberi nomor lebih dari satu, jika item tersebut berasal dari object
class lain, misal: itemProduct No. Product No berperan sebagai attribute
dari object BOM dan PRODUCT, untuk itu Product No dijadikan object
attribute. Penomorannya dapat dilihat pada Gambar 2. Sedangkan gambar
objectnya dapat dilihat pada Gambar 8.B. dan 8.C. Rancangan semantic
object model secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 8.
5.
Rancangan Relational
Database Subsistem Produksi
Database
relational paling banyak digunakan saat ini. Untuk itu tindakan
selanjutnya adalah mentransformasikan rancangan semantic object model ke
rancangan relational database, dengan langkah-langkahnya sebagai
berikut.
a.
Setiap object
ditransformasikan ke satu relation. Nama object dijadikan nama
relation.
b.
Setiap single-value
attribute pada object yang bersangkutan dijadikan attribute
pada relation yang dibentuk. Nama single-value attribute
dijadikan nama attribute pada relation. Setiap object
identifier (yang diawali dengan ID) pada object yang bersangkutan dijadikan
key attribute (diberi garis bawah) pada relation yang dibentuk.
Contoh untuk langkah A dan B, object EMPLOYEE pada Gambar 8.I.
ditransformasikan menjadi relation EMPLOYEE pada Gambar 9.M.
c.
Setiap multi-value simple
maupun group attribute ditransformasikan ke satu relation. Relation
diberi nama berdasarkan nama multi-value attribute yang bersangkutan. Key
attribute pada relation yang dibentuk dari multi-value simple
attribute adalah object identifier dari object yang
bersangkutan. Sedangkan key attribute pada relation yang
dibentuk dari multi-value group attribute adalah object dan group
identifier dari object yang bersangkutan. Contoh multi value
group attribute BOM Detail pada object BOM di Gambar 8.B.
ditransformasikan ke relation BOM DETAIL seperti yang ditunjukkan pada
Gambar 9.C.
d.
Cara mentransformasikan object
attribute tergantung pada attribute cardinality untuk pair
attribute yang bersangkutan, dengan ketentuan jika:
1.
relationshipnya 1:1, maka salah satu object identifier dari object
yang bersangkutan dijadikan foreign key pada relation lain yang
dibentuk. Umumnya object identifier dari object yang lebih dulu
terbentuk, yang akan dijadikan foreign key pada relation lainnya.
Contoh pair attribute BOM dan PRODUCT di Gambar 8.B. dan 8.C. Object
instance product lebih dulu terbentuk, maka object identifier Product
No dijadikan foreign key pada relation BOM.
2.
relationshipnya 1:N, maka object identifier dari pair attribute
yang maksimumattribute cardinality-nya satu dijadikan foreign
key pada relation lain yang dibentuk dari pair attribute yang
maksimum attribute cardinalitynya N. Contoh pair attribute
BOM dan RAW MATERIAL di Gambar 8.A. dan 8.B. Maksimum attribute cardinality
Object RAW MATERIAL adalah satu, sedangkan maksimum attribute cardinality
Object BOM adalah N, maka object identifier RAW MATERIAL
dijadikan foreign key pada relation BOM DETAIL.
3.
relationshipnya N:M, maka dibentuk intersection relation yang berisi object
identifier dari object link yang bersangkutan.
Hasil transformasi rancangan semantic
object model ke rancangan relational database secara lengkap dapat
dilihat pada Gambar 9. Relation pada Gambar 9 sudah memenuhi aturan
normalisasi, artinya attribute non key sudah tergantung secara penuh
kepada key attribute, kecuali relation PRODUCTION ORDER. Hal
tersebut tidak akan terjadi jika dokumen pada sub sistem pendapatan juga sudah
dibuat semantic object model-nya.
Gambar 9. Rancangan Database Sub Sistem Produksi
Kesimpulan
Dari hasil pembahasan dapat ditarik kesimpulan, semantic
object model adalah model data yang lebih mendekati pada
pemahaman data pemakai. Dimana model data terbentuk dari hasil wawancara dan
analisa terhadap semua dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu aktifitas,
sehingga struktur data yang terbentuk bisa lengkap. Database relation
hasil transformasi dari semantic object model kebanyakan
sudah memenuhi aturan normal, karena hubungan antara dan arti data sudah
dipikirkan sejak model data tersebut dibentuk.
